SECRETAIRE F/H
Missions
Un poste de Secrétaire du Service Départemental de PMI (H/F) est à pourvoir à la Direction de l’Enfance et de la Famille – Service Départemental de PMI.
Sous l’autorité du Médecin Coordonnateur, l’agent assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service départemental de PMI.
Activités du poste
• Gérer les courriers arrivés et départ
- Réceptionner, enregistrer, dispatcher le courrier et classer (départ et arrivée)
- Enregistrer et suivre les parapheurs des services – Référente du logiciel AIRS Courrier
• Réceptionner et diffuser des informations
- Faire les déclarations de grossesse sur logiciel HORUS
- Diffuser les informations sur les secteurs
- Gérer les demandes de stage (écoles et étudiants) au sein de la PMI en lien avec la référente RH
• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention
- Editer et suivre l’avis du médecin coordonnateur sur les Projets d’Accueil Individualisés (PAI)
- Suivi des demandes TISF
- Mettre à jour le fichier du personnel sur l’Intranet
- Gérer les demandes de visite et l’édition des avis des médecins concernant l’Accueil Collectif des Mineurs (ACM)
- Assurer le suivi des demandes de formation en lien avec la Référente RH
• Mettre en forme et présenter des dossiers
- Saisir les courriers et courriels de la PMI
• Suivre l’agenda de l’équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc..)
- Référente Life Size (pour prise rdv visio)
- Gestion agenda du Médecin Coordonnateur
- Organisation des réunions (invitations, réservations de salles)
- Réservation véhicules de services pour les agents
• Gérer les stocks et les demandes de fournitures
- Commande de fourniture de bureau, de matériel, de mobilier et de reprographie pour la PMI Centrale et les secteurs de PMI sous KIMOCE
- Commande de carnets de santé etc.. avec la pharmacie
- Commande de matériel informatique pour les agents avec la HOTLINE
- Distribution d’imprimés types, flyers (carnets de santé, carnet de liaison…) sur les secteurs
- Référente du logiciel KIMOCE
• Orienter et renseigner le public
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers et personnel de la PMI (physique et téléphonique)
• Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Organiser annuellement l’archivage
Compétences
• Ouvert au cadre d’Adjoints Administratifs Territoriaux
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
• Connaissance des techniques de secrétariat
• Connaissance des outils bureautiques et informatiques
• Connaissance des techniques rédactionnelles
• Rigueur
• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation
• Autonomie
• Disponibilité
• Respect du secret médical et professionnel
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Sens des relations humaines
• Sens des responsabilités
• Capacité à orienter la demande au sein des services
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.