ASSISTANT PROTOCOLAIRE ET COMMUNICATION F/H

Activités principales : 

• Organiser, coordonner la présence des élus sur les manifestations internes et externes de la collectivité :

- Accompagner les élus représentant l’Autorité lors des manifestations externe à la collectivité

- Veiller à la bonne image et représentation au niveau protocole de la collectivité

- Piloter en lien avec le secrétariat, le service chauffeur la bonne représentation de l’élu

- Éditer des documents types de suivi de la représentation protocolaire 

- Être le lien avec les services de la collectivité et les partenaires

• Être le relais des partenaires externes de la collectivité sur les manifestations externes :

- Animer le réseau de contacts, externes dédiés à assurer la bonne évolution des évènements

• Organiser les cérémonies officielles et protocolaires de la collectivité notamment dans le cadre des distinctions honorifiques départementales et nationales :

- Être en contact avec les différents partenaires

- Définir le cadrage des cérémonies officielles en lien avec les prestataires et les institutions extérieures

- Rencontrer les citoyens et rédiger leurs parcours biographiques, leurs mémoires et les différents outils administratifs comme la lettre de recommandation

- Effectuer les validations hiérarchiques de la sélection en vue de décision

- Organiser la cérémonie de remise du « Prix départemental du mérite » avec la collaboration des services d’appui du Département, pour le suivi administratif, courriers, invitations, gestion des lauréats et des invités

- Suivre tant administrativement qu’organisationnelle si nécessaire les demandes de distinction nationale de la Préfecture et du Département avec les ministères, les organismes référencés en mettant en place de la réception de remise d’insigne (collaboration avec les services du Département, de la Préfecture et de la Grande Chancellerie, suivi administratif, courriers, invitations, gestion des lauréats et des invités, coordination générale de l’organisation)

- Suivre les mises à disposition de sites pour les partenaires 
(remise insigne légion d’honneur, organisation de soirée ou de manifestations …)

• Proposer à sa hiérarchie le positionnement des élus sur des manifestations protocolaires et événementielles, et des demandes d’audience :

- Prendre attache avec l’élu pour voir ses disponibilités 

- Vérifier que l’élu a tous les documents (Fiches techniques, déroulé, discours …) 

- Préparer les séquences, coordonner et piloter

• Rédiger des rapports, notes, courriers, etc. :

- Réaliser les documents liés aux missions des élus : ordre de missions, rapport, certificat administratif, etc.

• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention :

- Suivre l’état de présence des élus au sein des organismes extérieurs 

-Assurer le traitement et le suivi des invitations et des demandes d’audience discours, notes, fond de dossiers, etc.) 

- Coordonner et piloter les trajets des élus en mission (réservation billets d’avion, hôtel, enregistrements des frais de dépenses …)

• Suivre l’exécution du budget :

- Gérer les différentes étapes d'exécution du budget relatif aux missions des élus 

- Suivre la liquidation des dépenses (engagements, remboursements des élus, etc.) 

- Évaluer les coûts des manifestations dans l’objectif d’optimiser les ressources financières

• Élaborer et/ou suivre les tableaux de bord :

- Élaborer des outils de suivi de dossier 

- Rédiger une base documentaire (procédures, documents support, fiche process, …)

• Réaliser le suivi administratif et le bilan des activités :

- Clôturer l’exercice comptable

- Suivre la comptabilité inhérente à des billets d’avion, à des frais, …)

• Gérer le stock protocolaire :

- Effectuer des démarches auprès des artisans de La Réunion 

- Éditer un catalogue de produits de La Réunion 

- Établir des devis, bon de commande et suivre la livraison de produits. 

- Procéder au choix et emballage de cadeaux 

- Gérer le stock de produits

• Assurer un suivi administratif :

- Mettre à jour le fichier protocolaire 

- Veiller à la bonne transmission des cartes de vœux, documents, …. 

- Transmettre les invitations de séances plénières, les diverses invitations, et suivre les retours

La résidence administrative est fixée à Saint-Denis.