ASSISTANT DE DIRECTION F/H
Missions
Un poste d’Assistant(e) de Direction (H/F) est à pourvoir à la Direction de l’Enfance et de la Famille – Direction.
Sous l’autorité du directeur, l’agent apporte une aide permanente et individuelle à la directrice en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil de classement et suivi de dossiers. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction.
Activités du poste
·Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique :
Orienter la demande vers l’interlocuteur dédié si nécessaire
·Gérer les courriers arrivés et départs
·Mettre en forme et présenter des dossiers, documents :
Rédiger les courriers et mails
·Suivre l'agenda du directeur :
Planifier les réunions et entretiens
Assurer l’organisation des réunions (réserver le lieu, convocation, listing)
·Réceptionner et diffuser les informations :
Assurer le suivi des parapheurs à la signature de la hiérarchie
·Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction
·Gérer ou piloter un projet ou une activité en direct avec le directeur :
Assurer le rôle de référent des différents logiciels (AIRS, KIMOCE, DIMOMAINT, XPARAPHEUR)
Participer au suivi des factures
·Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous etc.) :
Gérer le planning des astreintes ASE
Assurer le suivi des congés des agents sur EGRH
·Assurer une veille stratégique
·Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l’activité de la direction
·Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
·Classer et/ou archiver les dossiers
Compétences
·Ouvert au cadre d’emploi des Adjoint Administratifs territoriaux
·Maîtrise du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
·Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme de dossiers, frappe, etc.)
·Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
·Capacité à orienter la demande au sein des services
·Capacité à travailler en pluridisciplinarité
·Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
·Sens de l’organisation
·Sens des relations humaines
·Discrétion
·Disponibilité
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.