ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)
Missions
Sous l’autorité du/de la directeur-trice des accompagnements de proximité, l’assistant(e) de direction apporte une aide permanente au/à la directeur-trice en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information d’accueil, de classement et de suivi des dossiers afin de permettre la bonne marche de la direction tant en interne qu’en externe.
Il/Elle facilite la coordination des services rattachés à la direction notamment dans la gestion des dossiers transversaux et stratégiques et assure, la fonction d’interface entre la direction les services internes, les partenaires externes et les publics cibles de la direction.
Activités du poste
Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique
-Assurer l’accueil physique et la fluidité et le filtrage des appels téléphoniques.
Gérer les courriers arrivée et départ
- Assurer la réception et l’enregistrement des courriers physiques et numériques (airs courriers).
Réceptionner et diffuser les informations
-Collecter des informations auprès des services
-Effectuer la reproduction et la diffusion de documents produits et reçus par la direction.Rédiger des rapports, notes, courriers, etc.
- Rédiger et mettre en forme les notes, les courriers, les tableaux de bord et les présentations.
Mettre en forme et présenter des dossiers, documents
-Mettre en forme les courriers notes rapports tableaux de bord et/ou présentations.
Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l’activité de la direction.
Suivre l'agenda du/de la directeur-trice
- Gérer l'agenda, des rendez-vous et des déplacements du directeur/trice
-Organiser des réunions : convocations et préparations des dossiers
Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction.
-Suivre les parapheurs et transmettre les décisions.
-Assurer le suivi des signalements des situations en lien avec les services de la direction et avec l’assistante du DGA.
-Etablir le suivi des dossiers spécifiques à la demande du directeur/trice.
-Participer à la préparation de bilan ou de rapport d’activité.
Assurer l’intérim de l’assistante de direction de la DGA
Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes.
- Faire l’interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes : services partenaires, institutions, DGA, autres pôles etc.
Suivre l’agenda de l’équipe (réunions, congés, rendez-vous)
- Assurer notamment le suivi des absences du personnel de la direction : absence, formation, congé etc.
Classer et/ou archiver les dossiers.
-Classer, archiver et gérer la documentation physique et numérique.
Compétences
Ouvert au cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux
Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
Maîtrise des techniques de secrétariat
Maîtrise des techniques rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Esprit d’initiative
Disponible
Autonomie
Sens de l’organisation
Discrétion
Rigueur
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.