AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE F/H
Missions
Un poste d’Agent de gestion administrative est à pourvoir à la Direction du Tourisme et des Espaces Naturels – Village Corail.
Sous l’autorité du responsable, l’agent assure des missions de soutien administratif, logistique et de secrétariat au sein de la structure. Il/elle est un(e) acteur essentiel au bon fonctionnement des services, en assurant l’accueil, la gestion administrative courante, le suivi des dossiers et la logistique des activités internes.
Il/Elle assure la continuité du service en cas d’absence de l’assistante de direction ou de la gestionnaire clientèle afin d’assurer les tâches de secrétariat et des tâches simple de réservation.
Activités du poste
· Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, clients, partenaires.
- Identifier les demandes et orienter vers les bons interlocuteurs
· Exécuter et suivre les procédures administratives
· Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention
- Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs
- Saisir, mettre à jour et contrôler des données administratives
· Préparer et animer des réunions de travail
- Organiser des réunions, formations ou évènements internes
· Vérifier la validité des informations traitées
· Mettre en forme et présenter des dossiers et documents
- Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, notes
· Elaborer et/ou suivre les tableaux de bord
- Gérer les tableaux de bord simples ou de bases de données internes
· Classer et/ou archiver les dossiers
- Classer, archiver, gérer les courriers entrants/sortants
· Recenser les besoins, gérer les stocks et la maintenance du matériel de laboratoire
- Gérer les stocks de fournitures de bureau
- Suivre les commandes, les livraisons et les factures simples
· Réaliser des tâches de secrétariat
Compétences
Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
· Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
· Connaissance des procédures administratives et financières
· Connaissance des procédures administratives et juridiques
· Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
· Maîtrise des techniques rédactionnelles
· Connaissance de la législation sur les archives publiques et procédures d’archivage
· Capacité d’adaptation professionnelle
· Réactivité
· Esprit d’équipe
· Sens de la confidentialité
· Sens de l’organisation et rigueur
· Discrétion
· Autonomie
· Rigueur
· Sens des responsabilités
· Esprit d’analyse et de synthèse
· Sens des relations humaines
· Capacité à planifier et organiser son travail
· Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
· Capacité à orienter la demande au sein des services
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.