ASSISTANTE DE DIRECTION F/H
Missions
Un poste d’Assistante de direction (H/F) est à pourvoir à la Direction Europe.
Sous la responsabilité du directeur, l’agent est chargé d’assurer le secrétariat de la direction Europe, d’assister la direction dans certaines tâches administratives et d’assurer les missions de correspondant logistique.
Activités du poste
Assurer le secrétariat du service
- Réceptionner et enregistrer le courrier
- Traiter à termes le courrier sous AIRS courrier
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Participer et rédiger les comptes-rendus de réunion de Direction
- Réceptionner et enregistrer le courrier
Gérer et suivre la logistique de la direction (mobiliers, fournitures, véhicules, téléphones, PC etc) en relation avec les services de la DMG et DEMS
- Assurer le rôle de référent logistique
- Gérer et suivre les fournitures et commandes sous KIMOCE
- Commander le matériel informatique (DSID)
- Assurer la réservation des véhicules de fonction dans le cadre des déplacements des agents et en fonction des besoins du service
Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction
Mettre en forme et présenter des dossiers
- Mettre en forme des documents pour la direction : notes, rapports d’activité…
Suivre l’agenda du directeur
- Gérer l’agenda du Directeur et prendre les rendez-vous
- Organiser les réunions pour la Direction
Elaborer des tableaux de suivi de l’activité
- Suivre des tableaux de rapports SP/CP et AIRS Délib
- Mettre à jour des tableaux de suivi (signature conventions…) en lien et à la demande de la Direction adjointe
Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
Classer et/ou archiver les dossiers du service
Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention
- En l’absence de la référence RH assurer les tâches correspondantes concernant la RH
- Gérer les demandes d’habilitation pour les nouveaux arrivants (Europac et autres)
Compétences
· Poste ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
· Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
· Connaissance des outils bureautiques et informatiques (Excel, ASTRE et PREVIA notamment
· Connaissance des techniques rédactionnelles
· Connaissance des outils bureautiques et informatiques
· Connaissance des techniques de secrétariat
· Capacité à communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes et/ou externes
· Capacité à orienter la demande au sein des services
· Capacité à travailler en pluridisciplinarité
· Sens des relations humaines
· Esprit d’équipe
· Discrétion
· Disponibilité
· Rigueur
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.