AGENT D'ACCUEIL F/H
Missions
Un poste d’Agent d’Accueil (H/F) est à pourvoir à la Direction de la Communication – Service Représentations Institutionnelles et Protocole.
Sous l’autorité du Responsable des représentations institutionnelles et protocolaires, l’agent accueille et accompagne la première demande des administrés et des agents de la collectivité sur le plan administratif et informatif. Il/elle oriente les différents publics vers les services de la collectivité ou organisme selon leur demande. Il/elle gère les mèls d’usagers et les oriente. Il/elle réponds au standard téléphonique et oriente vers la direction dédiée. Il/elle gère la réception des courriers et plis.
Activités du poste
• Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
- Assurer l’accueil et l’information lors des séances plénières
- Recevoir, filtrer et orienter les demandes des usagers, des partenaires et des agents vers les directions / servicescompétents
- Annoncer, orienter et présenter les visiteurs
• Participer aux manifestations organisées par la Collectivité
- Accueil du public, distribution de documents, etc.
• Identifier, renseigner et orienter les usagers
- Traiter les mails reçus via le site internet de la collectivité
• Réaliser les tâches administratives
- Prendre les demandes de rendez-vous des administrés auprès de l’autorité et des élus (selon les délégations et les
secteurs géographiques)
- Renseigner le planning des salles de la collectivité
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation lié à l’accueil
- Assurer le suivi des courriers « arrivée » et « départ »
- Tenir un registre d’incident/ de santé et de sécurité/ de sollicitations internes
- Rédiger des documents administratifs en lien avec l’activité du service
- Mettre à jour les tableaux de suivi de l'activité du service
• Assurer la veille informationnelle de l’actualité du Département et des organismes extérieurs pour connaitre les
dispositifs et politiques menés
- Se renseigner sur les nouveaux dispositifs, les changements d’adresse et contact des services du conseil départemental,
des structures en lien, via le réseau d’agent, le site du Département, internet, intranet, média, journaux, magazines…
• Assurer la continuité du service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
Compétences
• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
Recrutement par voie statutaire ou par voie contractuelle
• Maitrise du fonctionnement des collectivités et de son environnement
• Maitrise de l’organigramme et les services de la collectivité
• Maitrise des techniques d’accueil
• Expérience souhaitée
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Connaissance des techniques rédactionnelles
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise du créole
• Connaissance des langues de l’Océan Indien (mahorais, comoriens, …)
• Capacité à analyser et gérer rapidement une situation dans les délais impartis
• Capacité à désamorcer une situation conflictuelle
• Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
• Capacité à accueillir le public avec amabilité
• Sens de la communication
• Sens des relations humaines
• Discrétion, disponibilité, ponctualité
• Sens de la créativité
• Esprit d’équipe
Information importante
Pour postuler, merci de préparer les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d'identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Toute candidature parvenue par une autre voie que la voie numérique via le dépôt de candidature en ligne (bouton POSTULER de la présente offre d'emploi) ne sera pas prise en considération.
La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.